Manquants et excédents : d’où viennent-ils
Quand un inventaire montre moins de stock que les écritures, on pense généralement au vol. Quand il en montre davantage, on est perplexe et on l’ignore souvent. En réalité, manquants et excédents viennent du même ensemble de causes, dont la plupart relèvent de l’information, pas du crime.
Erreurs de réception
Les marchandises sont reçues en quantité différente de celle du bon de livraison, ou le mauvais article est enregistré. Un carton est ouvert et son contenu compté comme une seule unité. Ces erreurs créent un écart dès le premier jour.
Substitutions erronées
Deux produits semblables sont confondus lors du prélèvement ou de la saisie. L’un présente un manquant, l’autre un excédent, et la valeur totale peut rester presque inchangée. Ce sont parmi les surprises les plus courantes d’un inventaire.
Retours et mises au rebut non enregistrés
Des marchandises sont retournées par un client et remises sur l’étagère sans document, ou des marchandises abîmées sont jetées sans être sorties du stock. Le système n’en est jamais informé.
Décalages de date
Une expédition est enregistrée avant son départ, ou une réception après son arrivée. Si l’inventaire tombe entre les deux, les chiffres diffèrent alors que rien n’est perdu.
Casse, péremption et perte naturelle
Certaines marchandises perdent du poids, fuient, se cassent ou périment. Si ces pertes ne sont pas enregistrées quand elles surviennent, elles apparaissent plus tard comme un manquant inexpliqué.
Vol et usage abusif
Le vol existe réellement, mais il est rarement la première cause. Il devient plus probable là où les accès ne sont pas contrôlés et où personne n’est clairement responsable de chaque zone.
Que faire
- Recomptez chaque écart important avant de tirer des conclusions.
- Regroupez les écarts par cause : données, processus, casse, perte.
- Corrigez d’abord le processus à l’origine de la cause la plus fréquente.
- Consignez les décisions et assurez le suivi au prochain inventaire.
Les excédents méritent aussi de l’attention
Un excédent n’est pas une bonne nouvelle. Il signifie que des marchandises sont dans l’entrepôt sans que les écritures le sachent, ou que les mêmes marchandises ont été enregistrées deux fois ailleurs. Un excédent apparaît souvent comme un manquant sur un autre article ou un autre entrepôt : enquêtez avec le même soin.
Tenez un journal simple des causes
Pour chaque écart, notez l’article, la quantité, la cause probable et ce qui a été fait. Au bout d’un trimestre, vous verrez que trois ou quatre causes expliquent l’essentiel du problème, et vous pourrez les traiter en premier.
Cherchez les tendances. Un écart isolé est un incident. Le même article ou le même emplacement qui revient sans cesse est un problème de processus, et c’est là que se trouvent les vraies économies.