Qu’est-ce qu’un inventaire et pourquoi en faire un
Un inventaire consiste à vérifier physiquement les marchandises de votre entrepôt et à comparer ce que vous trouvez avec ce que disent vos écritures. Cela paraît simple, mais c’est le seul moyen de savoir si les chiffres de votre système décrivent la réalité.
Tout entrepôt s’éloigne de ses écritures avec le temps : des articles sont reçus sans être enregistrés, des expéditions sont saisies en retard, des marchandises sont abîmées ou déplacées, et de petites erreurs de saisie s’accumulent. L’inventaire mesure cet écart et montre d’où il vient.
Ce que vérifie réellement un inventaire
- La quantité de chaque article par rapport au solde comptable.
- L’emplacement des marchandises : l’article est-il là où le système l’indique ?
- L’état des marchandises, y compris les produits abîmés et les lots périmés.
- Les articles présents sur l’étagère mais absents des écritures.
Pourquoi c’est important pour l’entreprise
Des chiffres de stock erronés influencent presque toutes les décisions. Les achats commandent trop de ce que vous avez déjà et pas assez de ce dont vous avez besoin. Les ventes promettent des marchandises qui ne sont pas là. La finance présente un bénéfice qui n’est pas réel, car la valeur du stock au bilan est fausse.
L’inventaire vous protège aussi des pertes lentes et discrètes. De petits manquants passent rarement inaperçus au quotidien, mais sur une année ils peuvent représenter une somme importante. Un comptage régulier rend ces pertes visibles tant qu’il est encore temps d’en trouver la cause.
Quand compter
La plupart des entreprises comptent au moins une fois par an, souvent avant la clôture des comptes. Beaucoup ajoutent des contrôles ponctuels ou des inventaires tournants dans l’année, surtout pour les marchandises de valeur ou à forte rotation. Il faut aussi compter quand un magasinier change, après un déménagement ou une réorganisation, et dès que vous soupçonnez un problème.
À quoi ressemble un bon inventaire
Un bon inventaire a une date et un périmètre clairs, une équipe formée, des consignes écrites et un moyen de vérifier les résultats. Les zones comptées sont marquées, les mouvements de marchandises sont arrêtés ou strictement contrôlés, et les écarts sont recomptés avant que quiconque ne modifie les écritures.
Un exemple simple
Imaginez un entrepôt dont le système indique 200 cartons d’un article, alors que l’étagère n’en contient que 185. Le comptage révèle un écart de 15 cartons. Sans lui, les achats voient un stock confortable, les ventes promettent la livraison et un client est déçu quand la marchandise reste introuvable. Avec le comptage, ces 15 cartons deviennent une question à laquelle on peut répondre : expédiés sans document, abîmés puis jetés, ou enregistrés au mauvais endroit ?
Comptez d’abord ce qui compte
Si vous débutez, commencez par les marchandises les plus précieuses et les plus mouvementées. Un premier petit inventaire bien mené installe l’habitude et montre la valeur de l’exercice bien plus vite qu’un grand comptage bâclé.
Enfin, un inventaire n’a d’utilité que si vous agissez sur le résultat. Enregistrez les écarts, trouvez les causes, corrigez le système et réparez le processus qui les a provoqués. Un inventaire qui produit un rapport sans changement devra être refait l’an prochain avec les mêmes problèmes.