Préparer un inventaire : 7 étapes
La plupart des erreurs de comptage ne sont pas commises le jour de l’inventaire. Elles le sont les jours précédents, quand l’entrepôt est en désordre, que des documents sont encore ouverts et que personne ne sait exactement qui fait quoi. Ces sept étapes lèvent cette incertitude.
Étape 1 : fixer la date et le périmètre
Décidez quels entrepôts, zones et catégories seront comptés, et à quelle date. Choisissez une période calme et prévenez à l’avance clients et fournisseurs si les expéditions s’arrêtent.
Étape 2 : nommer l’équipe et le responsable
Désignez une personne qui dirige l’inventaire et précisez le rôle de chaque équipe. Si possible, faites compter des personnes qui ne manipulent pas ces marchandises tous les jours : elles sont moins tentées de supposer ce qu’il y a sur l’étagère.
Étape 3 : ranger l’entrepôt
Retirez les déchets, remettez en place les marchandises déplacées, regroupez les articles identiques et assurez-vous que chaque emplacement est facile à identifier. Un entrepôt ordonné se compte plus vite et avec moins d’erreurs.
Étape 4 : clôturer les documents
Enregistrez toutes les réceptions et sorties encore ouvertes avant le début du comptage. Tout ce qui est reçu ou expédié après l’heure de coupure doit être mis de côté et enregistré après l’inventaire. C’est l’étape la plus importante pour obtenir des résultats propres.
Étape 5 : préparer les feuilles de comptage ou les terminaux
Imprimez les feuilles de comptage ou chargez la liste des articles dans les scanners. Beaucoup d’entreprises cachent la quantité attendue aux compteurs, pour qu’ils notent ce qu’ils voient plutôt que de confirmer ce qu’ils attendent.
Étape 6 : figer le solde comptable
Faites une copie des soldes du système à l’heure de coupure. C’est la référence à laquelle le comptage sera comparé, et elle ne doit pas changer pendant l’inventaire.
Étape 7 : briefer le personnel
Expliquez les règles : comment compter, comment marquer les articles comptés, que faire des marchandises abîmées et qui solliciter en cas de doute. Dix minutes de briefing épargnent des heures de recomptage.
Une courte liste de contrôle
- Date, périmètre et équipe confirmés.
- Entrepôt rangé et emplacements étiquetés.
- Tous les documents enregistrés jusqu’à l’heure de coupure.
- Feuilles de comptage ou scanners prêts.
- Soldes figés et sauvegardés.
- Personnel briefé.
Ce qu’il faut préparer le jour même
Le matin de l’inventaire, parcourez l’entrepôt avec les chefs d’équipe. Vérifiez que les zones sont marquées, que l’heure de coupure est comprise et que personne n’a de marchandises en transit non terminées. Distribuez les feuilles ou les scanners chargés et convenez de l’endroit où déposer les feuilles quand une zone est terminée.
Erreurs de préparation fréquentes
- Commencer le comptage avant que tous les documents soient enregistrés.
- Laisser entrer de nouvelles marchandises dans des zones déjà comptées.
- Laisser des emplacements sans étiquette, ce qui oblige les compteurs à deviner.
- Briefer le personnel uniquement par le bouche-à-oreille.